その資料を作るのに何時間かかりますか？必要な時間をどのように把握して管理していくか？

忙しくなってくると、バタバタと目の前にある仕事をさばくことで精一杯になりがちです。

普段から「時間」とくに「この仕事にはどれくらいの時間がかかるのか？」を意識することでバタバタ感は改善されます。
ただ、かといって全てが解決するわけではない！ということも認識しておいた方が良いかなと考えています。

その資料を作るのに何時間かかりますか？

・その資料を作るのに、何時間かかりますか？
・どれくらいの時間があれば、この仕事が完成しますか？

仕事を依頼するとき、相手に確認を取っているでしょうか。

あるいは自分自身で仕事をするときに、事前にイメージして取り組んでいるでしょうか。

漠然とした納期（１週間以内で、とか明日までに、とか）が設定されていることは多いと思います。

ただ、
・１時間かかるのか
・３時間かかるのか
・１０時間かかるのか
など、「必要な時間」が明確になっていないことも多いのではないでしょうか。

頼む側は「出来るだけ早く！」を期待しますし、頼まれた側は「優先順位をつけて対応する」ことになります。

ということでお互いのギャップが生まれることになるので、しっかりとニギっておきましょうということを書きました。

必要な時間をどのように管理していくか？

頼まれた仕事でも、自分自身で必要な仕事でも、その仕事にどれくらいの時間がかかるのかを把握して管理していくことは必要です。

相手と時間をニギる場合には、どれくらいの時間が必要か？を自分でイメージできなければ、そもそもニギることもできません。

また、何らかのフィーをいただいて業務を行う場合でも、どれくらいの「時間」が必要かによって、フィーの金額が変わってくることもあると思います。

で、実際にどのように時間を管理していくか？は、基本的にすべてを記録に残していくしかないと考えています。

最初は結構手間がかかる気がしますが。。

現在行っているのが、
・日々の行動予定（スケジュール）と結果を分単位で記録
・特殊な業務については、業務ごとにメモ書き
という２段階での管理です。

日々のスケジュール管理については、以前、ブログにも書きました。

予定を立てて、勝ち負け（時間）を意識する、という方法です。

また、日々の管理とは別に、業務ごとに所要時間のメモ書きを残しています。

例えば、税務顧問先のA社の税金申告書作成の場合。
・伝票、仕訳チェック・・・〇〇時間
・注意が必要な勘定科目のチェック・・・〇〇時間
・異常値チェック・・・〇〇時間
・消費税の申告データ作成・・・〇〇時間
・法人税等（法人税、地方税）の計算・・・〇〇時間
・税効果計算・・・〇〇時間
・内訳書や管理資料作成・・・〇〇時間

まずはざっくりとこんな大きな項目があり、その下にはもう少し細かい項目を作っています。

例えば、法人税であれば、
・調整項目の確認
・必要な資料の準備、作成
・ソフトへの入力
・検証、チェック
・資料整理
などに分けて、それぞれ時間を管理しています。

なお、どのようなツールを使うかは好みもありますが、単純にExcelやメモ帳のようなものでも良いので、可能ならいつでもどこでも見られるようなものにしておけば良いかと。

仮に、自分の自身の中でのゴールが「明後日までにA社の申告資料作成」だった場合、

・自分が使える時間がどれくらいあるか。
・完成までに必要な時間がどれくらいか。

を把握しておくことで、ゴールに向けての自分の位置がある程度分かるようになりますので、おすすめです。

事前準備にも限界はある！？

このような管理をしていると、依頼された仕事について設定されているスケジュールが「無理」であれば、そのこともはっきりと分かります。

もちろん、間に合わせるべく努力はするのですが、そもそも物理的に不可能なものは対応もできません。

税金や会計データとなると、とりあえず60点でもOK！というわけにもいきませんし。

ちなみに、事前準備しておけば大丈夫なんじゃない？なんていう会話もよくされますが、どうしても出来ることと出来ないことがありますね。

・入手していた資料が最新版ではなかった。
・最新データと思って使用していたがその後、データが更新されていた。
・いつの間にか仕訳データが追加されていた。
など、「対応が早すぎた」ために、後から手戻り、二度手間になるのは、それはそれで効率も悪いですし、間違いのもとでもありますので。

「出来ない」ことを「出来ます」といって、結果として出来ずに信頼を失うよりは、「厳しいです」と伝えたほうが、その相手の方にとってもありがたいことだと思います。

そのためにも、しっかりと「時間」を把握する意識が大切になりますね。

【編集後記】

この週末は、連チャンでゴルフに行ってきました。
昼はゴルフをやって、夜はガッツリと仕事して、かなり充実した（！？）連休となりました。

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら