会社の中で担当業務が変わる場合や転勤による異動、また 新しい会社に入って仕事を始める場合など、 会社勤めをする人にとっては、「仕事の引継ぎ」は避けて通れないものです。
仕事の引継ぎにはギャップがつきもの
私も最初に入った会社では、勤務期間約１０年で転勤が５回、そのほかにも転勤を伴わない担当業務の変更なども合わせるとかなりの回数の引継ぎを経験してきました。また、その後も転勤こそ無いものの、担当業務の変更はちょこちょことあります。
経験したことがある人には当たり前かもしれませんが、 引継ぎをする側（前任者）とされる側（後任者）、 双方が大満足というのはなかなか無いのではないでしょうか。
最初のころはこのようなギャップがなぜ生じるのか、いまいち理解できていなかったのですが、考えてみると当然です。
例えば転勤による異動で仕事を引き継ぐ場合を考えてみます。
＊前任者：意識は半分以上新しい業務（転居先や家族のことなどを含めて）に向かっていて、大きな懸案や最低限のことは伝えるが、それ以外はやりながら確認してほしい、という程度にしか考えていないケースも多いかと思います。
＊後任者：新たにその業務を担当することになるわけで、分からないことも多いため、出来るだけ詳しくいろいろなケースを想定して網羅的に教えて欲しい、と考えるものだと思います。
引継ぎを開始する時点ですでにこのようなギャップが生じているのですから、後任者側からすると「こんなこと聞いてないけど？」ということが起こりますし、前任者側からすると「それくらい考えれば分かるでしょ？分からなければその時に聞いて。」と言いたくもなるわけですね。
理想的な引継ぎ
あるべき論からすれば、
・引継ぎ事項をまとめた書類を残す。
・そのうえで限られた時間のなかで出来る限りの引継ぎを行う。
・それでも足りない部分はさらに書類等で補完する。
ということになりますが、実際にはそんなにうまくいかないことが多いですし、いくらやってもキリがないです。
また、本来は上司や周りがその業務内容を完全に把握していて、引継ぎが不十分な場面にも対応できればいいのですが、実務的な細かいところまでは把握できていないケースもあると思います。
結局どうするのが良いのか
結論としては当たり前すぎることですが、業務を誰かに引き継ぐ可能性がある場合には、普段から自分が行っている業務について内容を整理しておくしかないと考えています。
具体的には、担当する業務について、
・年間スケジュール
・チェックリストの作成
・関連する書類やデータの保管場所
・その他の注意事項等
を簡単なメモ書きにでも残しておき、業務を行いながら必要に応じて更新していく、ということを普段からしていれば、漏れも起こりにくいでしょう。それでも漏れてしまう項目は、そもそも想定外なのですから、引継ぎの対象外とも考えられます。
大きな会社や組織では引継ぎに関するフォームが整備されているところもあると思いますが、なかなかそこまではできないので、せめて最低限のところだけはルール化し、後任者や周りがバタバタするのを防ぎたいところです。
【編集後記】
２月のゴルフスケジュールを決めようとカレンダーを眺めていて、なんとなくの「ノリ」で申し込んでしまった青梅マラソンまであと２ヶ月強しかないことを再確認しました。このままでは完走できません。。。