会計ソフトで入力する伝票の摘要欄のコメントには、入力した人の性格が表れていると感じることが多いです。
大雑把だったり、几帳面だったり。
個性的なのも面白いですが、最低限守っておいたほうが良いことがあります。
摘要欄への入力で最低限「守っておきたいこと」
会計ソフトで伝票入力（仕訳入力）する機会がある人は、「摘要欄に何を書くべきか？」悩んだこともあるのではないでしょうか。
同じ取引なら、前回分の摘要欄をコピーしているだけ、ということも多いかもしれません。
理想的なのは「摘要欄を見るだけでその取引の内容が分かる」ことです。
入力者以外の人（経理担当者や税理士など）が伝票内容をチェックする場合、摘要欄で内容を確認することができれば、チェック作業を効率的に行うことができます。
入力担当者としても、「あとから問い合わせを受けて回答しなければならない」という手間を省くことにも繋がります。
そのためにも、摘要欄への入力で最低限守りたいのは、
「摘要欄を見ても取引の概要が分からないような表現を避ける」
ことではないかと考えています。
過去に見かけた摘要欄のいろいろ
最近は少なくなりましたが、以前はいろいろな摘要欄を見かけました。
・「支払手数料」という勘定科目の摘要欄に「手数料」のみ入力。
→誰に対する手数料？
→どんな内容の手数料？
＊内容を確認するためには、こんなことを問い合わせないといけません。
・「支払利息」の摘要欄に「利息」とか「受取配当金」の摘要欄に「配当」とか。
→利息や配当であることは勘定科目を見れば分かる！
→何に対する利息？どこからの配当？
＊内容が分かると言えば分かりますが、情報が不足しているため、入力の基となる資料を
確認しなければならなくなります。
とりあえず摘要欄には何か書いておけば良い、という考え方かもしれません。
自分しかチェックしないのであれば、それもアリです。
ただ、誰かのチェックを受けるような場合、
あと一手間加えることで、自分や周囲の時間を節約することにつながるのではないか？
という意識を持つことが大切ではないでしょうか。
どう入力するか迷った場合の基準
ただ、摘要欄に情報を入力しようとしても、字数に制限があり、あまりたくさんの情報を詰め込むことはできません。
まず迷った場合には、
「自分がその摘要欄を見れば簡単に説明できる（内容を思い出せる）程度の情報」
を書いておくというのが最低限の基準になるでしょうか。
例えば、次のようなものは最低限必要な情報ではないかと思います。
・支払手数料：誰に対する支払い？何に対する手数料？
・支払利息：どの銀行に対する支払か？いつの期間の利息か？
摘要欄にどこまで書くかの判断については、徐々に慣れていくことも必要です。
もしも、後から取引内容の問い合わせを受けることが多い科目があれば、まずはその科目について、摘要欄の情報を充実させていくということから始めても良いかもしれません。
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【編集後記】
あっという間に朝晩が肌寒い季節になってきました。
インフルエンザも一部で流行り始めているようなので、気をつけないといけませんね。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
たけのこの里 キャラメル＆ホワイト