領収書をなくしてしまったら経費にできない？

領収書をなくしてしまったり、そもそももらえなかった場合、経費にすることができないのか？について考えてみます。

結論「経費にできないとは限らない！」

・もらった領収書をなくしてしまった
・そもそも領収書をもらえなかった
など、領収書が手元にない場合、その費用は経費にすることができないのでしょうか？

結論としては、「経費にできないとは限らない」ということになります。

「経費にできます」でもなければ「経費にできません」でもありません。

経費にすることができるよう、しっかりと対応することができれば、経費として認められる余地があるわけです。

逆に言えば
「経費とするためには領収書の保存が必須」
ではないということです。

公共の交通機関のうち、在来線やバスなどであれば、移動記録だけを保管しておき、わざわざ領収書を受け取ることもないと思います。

また、お祝い金やお香典など、領収書をもらう性質のものでない場合には、「支払報告書」「出金表」のようなものに記入して済ませているケースが多いと思います。

そう考えると、まあ領収書がなくてもなんとかなるんじゃない？という感覚の人も多いかもしれません。

このように
・領収書をなくしてしまった
・でも会社の経費とすべきもの
である場合、

まず最初にやるべきことは
「領収書の再発行を依頼する」
ことです。

無事に入手することができれば、特に問題もありません。

たとえ税務調査で「領収書がないからダメ」と言われたとしても、きちんと説明（立証）することができるわけです。

では、もしも領収書の再発行をしてもらえなかった場合にはどうすればよいでしょうか。

経費の支払いがあったこと自体を会社が明確にしておくために、お香典などの支払いがあった場合と同様、
・支払報告書
・出金表
のようなものに

「いつ、だれに、いくら、どのような目的で」支払ったのか？
を記載して保管しておくことになります。

そのような準備がなければ、税務署は本当に支払いがあったのかどうかが分からないので、「ダメ」と言ってくる可能性が高くなってしまいます。

逆に、しっかりと準備ができていれば、「じゃあ相手に聞きに行っていただいて結構です」と言うこともできますので。

ちなみに、上述のように、領収書をなくしてしまってイレギュラーに資料を準備して対応する場合、その量には注意が必要です。

人間誰でもミスはあるので、「たまに」なら分かります。

ただ、それがかなりの件数あると、
・どんな管理してるの？
・本当なの？
・他に変なもの、何かないの？
など、余計な疑い、マイナスの印象を持たれてしまうことにもなりかねませんので。

また、社内への教育という観点でも、安易に「支払報告書」で済ませることはおすすめしません。

社長さんご自身が無くしてしまって・・・ということであれば仕方ないですが、社員の方々であれば、「しっかりと管理する必要がある」という意識を持ってもらうことも教育の一環かなと考えています。

私も経理部で仕事をしていたころは、

・領収書をもらい忘れてしまった・・・
・経費にしにくいから領収書をもらわなかったけど・・・
・再発行を依頼するのは面倒だから・・・

といった営業マンからの相談に対しては、あえて
「領収書を再発行してもらえるように依頼してください」
と伝えていました。

面倒くさがられていたかもしれません！？

ちなみに、消費税の場合、原則として領収書がないと、支払った消費税を受け取った消費税から控除することができなくなってしまいます。

どこまで厳密に見られるか？という問題はありますが、やはりその観点からも、「領収書がない」というのは、例外中の例外で留めておくのが基本ということになりますね。

【編集後記】

昨日は終日、いろいろな打合せがありました。
最後はちょっと重ための税金がらみのお話しでしたが、とりあえず無事に終了しました。。

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら

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