「メールが長くて分かりにくい」と言われたことがある方、結構多いのではないでしょうか。
分かりにくい文章
メールでも手紙でも、分かりにくい文章があります。
典型的なものとしては
・だらだらと文章が長い。
・主語、述語の関係が分かりにくい。
・修飾語など余計な言葉が必要以上に使われている。
・結局何が言いたいのか分からない。
・使っている言葉が専門的で分かりにくい。
といったあたりでしょうか。
そのなかでも、仕事上のメールで長くて分かりにくい文章を見ると、どうにかならないものかなと感じることが多いです。
仕事上のメールの目的
よく言われることですが、仕事上のメールの目的は、相手に伝えるべきことをしっかりと伝えることです（改めて書くまでもありませんね・・・）。
となると、伝えるべきことが文章に含まれていることは当然として、「分かりやすさ」も必要な要素であることは間違いありません。
相手に誤解させたり、どういう意味だろうかと考えさせたり、というのは、しっかりと伝えていることにはならないと捉えるべきだと考えています。
・そんなの当たり前じゃん。
・分かってるよ。
・自分は問題ないな。
なんて思っている人は多いのではないでしょうか。
ただ、長くて分かりにくい文章を書いている人のなかには、自分ではその自覚がないという人も結構多いのではないかと考えています。
だからこそ、そのようなものが無くならないのではないかなと。
メールが長くなる理由
メールが長くなる理由としては、
・より丁寧に、細かく書いた方が良い
・いろいろな情報を入れておいた方が親切
・言葉遣いにも気をつけるべき
などと考えていることがあるのかもしれません。
悪気はなく、むしろ良かれと思っているパターンですね。
また、実際に書いてみると、長い文章やメールのほうが楽なこともあります。
・どんな情報をいれて
・どんな情報をいれないか
を書き手が考える必要がないからです。
ただ、結果として長ければ長いほど、相手には伝わりにくくなり、逆効果になる可能性が高いということはしっかりと認識しておいたほうが良いです。
分かりにくいメールを避けるには
・で？
・結局何が言いたいの？
・このメールの目的って？
業務上のメールを送った相手から、これらのようなコメントがあれば、「何かが分かりにくかった」という危険信号です。
もちろん「文章が長くて分かりにくかった」という理由だけではないこともあるでしょうが。。。
もしも、「文章が長くて分かりにくい」という指摘を受けたことがある人は次のようなものを試してみるとよいのではないかと思います。
箇条書き
文章を書きながら、いくつかの項目を挙げる場合、文中に入れ込もうとすると分かりにくくなるので、外出しして箇条書きにしてしまうのは簡単な方法です。
例えば次のようなものです。
「この場合の原因としては、〇〇とＸＸと△△だと考えられます」
よりも
この場合の原因としては、次のものが考えられます。
・〇〇
・ＸＸ
・△△
こちらのほうが分かりやすくなりますね。
結論を端的に書いてから肉付け
練習として、本当に伝えたいことを端的に書き、そこに最低限の肉付けをしていくという方法を試してみるのも良いと思います。
ここでは肉付けを最低限にすることがポイントになります。
「AがBである」という内容を伝えるときに、
だらだらとした長い文章で表現しながら、そのなかに「AがBである」を混ぜるのではなく、
「AがBである」の前後に最低限必要な言葉だけを足していくというイメージです。
敬語はほどほどに
丁寧な表現にしなければと、必要以上に相手に気を遣いすぎても分かりにくい文章になってしまいます。
敬語がくどかったり、表現がまわりくどかったり。
丁寧にしたい気持ちは分かりますが、やりすぎは禁物です。
失礼のないように配慮しつつ、分かりやすく伝えることが一番の目的であることは忘れないようにしなければなりません。
もしかすると、心のどこかで、文章が長いほうが相手が内容を読み取ってくれるという安心感があるのかもしれませんが、それも内容次第です。
必要な情報を網羅することで長い文章になってしまうのであれば仕方ありません。
そうではなくて、回りくどい表現で、だらだら文章を書いていると、かえって伝わりにくくなるということだけでも意識しておくと良いのではないでしょうか。
ちなみに、あくまでも業務上のメールの話です。
プライベートで友人同士、楽しくメールするなら、だらだら書こうがなんだろうが、お互いが良いなら全く問題ありませんので。。。
ちなみに興味があれば、こんな本を読んでみても面白いかもしれません。
なんとなく「これでいいのかな？」と思っていたことを確認するのにも使えます。
【編集後記】
３月も中旬となり、プロ野球のオープン戦もいよいよ最終段階に近づきつつありますね。
今年もそろそろ順位予想を考えなければ。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
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