会社の中での仕事の分担は、可能であれば定期的に変更したほうがよいと考えています。
会社の中での業務分担
会社の中での業務の分担をどうするか。
ひとり〜数人の会社であればあまり関係ありませんが、人数が増えてくると付いて回る問題です。
意図的に変更しない場合、業務分担が変わるのは
・社員の入社
・社員の退社
・転勤などの異動
くらいでしょうか。
大きな組織で定期的な異動があれば、強制的に数年ごとに分担が変わることもあります。
異動がある会社でも異動の対象となっていない人の仕事、そもそも異動がない会社の場合、何年間も同じ人が同じ業務をずっと担当しているということが起こりえます。
担当業務をローテーションすることのメリット
担当業務をローテーションするメリットは、自分が経験してきたことだけでも次のようなものが考えられます。
・違う視点から業務を見ることにより、なんとなく続けてきた無駄な業務、効率の悪い業務を見直すことができる。
・「◯◯さんしか知らない」という業務を減らすことで、急な休みなどがあっても周囲がサポートできる。
・他の人の業務を経験していることで、業務で関わる相手の立場、考えを理解しやすくなる。
・いろいろな業務を担当することにより、経験値が上がり、より広い視野で物事を見られるようになる。
・不正をしにくい環境を作ることができる。
改めて簡単に書き出してみると、当たり前のことばかりですが、当たり前のことだからこそ、出来ているかどうかの差が大きいはずです。
たとえば、比較的小規模な組織だと
・従業員が有給休暇を取りたい。
・上司も有給休暇を取らせてあげたい。
・それでも、業務上、代わりがいないので有給休暇をとることができない。
という状況の会社はまだまだ多いのではないでしょうか。
業務分担のローテーションをした直後は多少の混乱はあっても、中長期で見れば間違いなくメリットがあるのではないかと考えています。
ローテーションするほどの人数がいない場合
分かっていても、ローテーションをするほど頭数に余裕がない会社もあると思います。
もっとも避けたいのは、「◯◯さんしか分からない」という業務を「長期間にわたって◯◯さんに任せきりにしてしまうこと」です。
任せておくことでの業務の安定性は魅力ですが、やはりデメリットも大きいです。
ローテーションがないことのデメリットは、基本的にメリットの裏返しですが、その中でも１番怖いのは「誰も代わりがいない」ということではないでしょうか。
従業員間でのローテーションが難しい場合、せめて社長または責任者が最低限のところは把握しておく必要があります。
・時間がかかるとしても、自分で業務を完結することができる。
・最低限抑えるべきところは抑えている。
・問題があっても、誰に聞けば解決できるかを把握している。
このあたりが最低限でしょうか。
まだまだ足りないかなという状況であれば、早めに対応されることをおすすめします。
また、頼りになる◯◯さんが
・◯◯さんに任せておけば安心。
という状況から
・◯◯さんがいないと困る、業務が回らない。
になったときには、主導権が◯◯さんに移ってしまっているリスクも認識しておく必要があると思っています。
税理士などの外部専門家も
「特定の誰かに特定の業務を任せきりにしない」というのは、従業員だけでなく税理士などの社外の専門家に業務を委託している場合にも当てはまります。
顧問税理士を変更するときに、過去の処理の間違いが見つかるというのはよく聞く話ですし、違った視点で会社にアドバイスできることも多いはずです（人によってスキルはいろいろですが！？）。
と言いつつ、顧問税理士は定期的に変更するものでもありませんし、会社のことをよく分かっているという過去からの蓄積を失いたくないという意識も働きやすい気がします。
その場合には、セカンドオピニオンなど、単発でいつもと違うサービスを利用してみるというのもアリではないでしょうか。
最後に
業務のローテーションについて、社長も手が回らないし、従業員を採用するほどでもないという状況であれば、外部（税理士やコンサルタント）にその役割を委託してしまうという方法もアリですね。
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【編集後記】
昨日は著名な税理士の方のセミナーに参加してきましたが、前方の席で豪快にイビキをかきながら居眠りしている人がいました。
他人事とも思えず、居眠り注意ですね。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
初めて飲むワイン（銘柄忘れ）
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