１年に１回あるいは数ヶ月に１回しか発生しないような仕事については、作業効率化とミス防止のために「チェックリスト」を作成するようにしています。
チェックリストを作成するケース
企業の経理部門で仕事していると、１年に１回、あるいは数ヶ月に１回しか発生しない仕事が多くあります。例えば、法人税申告であれば年１回（中間申告を入れても２回）、決算業務であれば３ヶ月〜６ヶ月に１回程度など。
何年も同じ仕事をしていて内容を完全に覚えていればいいですが、「これなんだっけ？」と思い出しつつ、過去の資料を見ながら同じように処理している、ということもあるのではないでしょうか。
このような「たまにしか発生しない」が「定期的に発生する」仕事について、効率的に業務をこなしつつミスを防ぐには、簡単なチェックリストを作成することが有効だと考えています。
どんなチェックリストを作るか
仕事をするにあたっては、きちんとしたマニュアルがあるのが理想ですが、改めて整備するとなると、やや重たい感じもあります。
そのような場合には、まずは備忘メモのような形で記録を残していけば良いと思います。「税制改正や会計基準の変更の有無を確認する。」といったことや「excel資料の数字のココは別の資料のココと一致する。」といった感じで、とりあえずなんでもリストアップしておけば十分かと。
あとは徐々に気づいたことを書き足したりしていけば、そのうちマニュアルとして使えるような内容になっていくのではないでしょうか。
時間の先行投資
時間に追われながら仕事をしているときには、次回以降の業務効率化のためにメモを残しておこうと思いつつ、一段落すると結局手付かずでそのまま、ということも多いかもしれません。
記憶が新しいうちに少しだけ時間を使うことで、将来の自分の時間を何倍も節約できると考えると、「やっておかなきゃ損」ではないかと思っています。
今まであまりメモを残していなかったり、どこにメモしたかが分からなくなってしまうという経験がある方にはオススメです。