他人が作ったExcel資料に苦しみながら感じること

他人が作ったExcel資料は分かりにくい、とはよく言われることです。
まさにそのことに苦しみつつ、過去の行動についても反省しています。

ツケは忘れたころにやってくる？

普段、たまにしかやらない仕事や忘れそうな仕事は、備忘メモを残したりチェックリストを作成して、できる限り効率化を図りたいと考えています。

ところがどうしても忙しいときなどは、とりあえず作業を進めて一段落したら整理しようと思っていて、結局手付かずのままということが稀に？あります（ここがそもそもの問題ではありますが）。

普段からちょこちょことやる仕事ならすぐに思い出せるのですが、決算や税務申告など年に数回（下手すると年1回）しか使用しない、しかも「他人が作ったExcel」なんてものになると、３カ月後～１年後にそのツケが回ってきて、なぜあの時に整理しておかなかったのかと、かなり後悔することになります。
マニュアルやメモがあればまだマシですが、それがないと結構つらいです。

時間に追われているにもかかわらず、

・どこからこの数字を取ってきているのか。
・表が正しく集計されているか。
・この数字は正しくリンク先に飛んでいるのか。
・変なところに数字が残ったままになっていないか。
・ここでこの数値を集計している意味は何なのか。

などなど、都度確認しながら作業をするのは非常に効率が悪く、しかもミスが起こりやすくなるのは当然だと思います。

まずは簡単なところから始めてみる

なにも難しい関数やマクロを駆使している資料ばかりではないのですから、上級者でなくても工夫次第でいくらでも使いやすい資料にできるはずです。いろいろと調べ始めてみると、ポイントは「データ入力するところ」と「見せるところ」を一緒にしない、ということが分かってきました。

ということで基本に戻って、そもそものExcelで資料を作るときの考え方から勉強し直そうと考えています。

とりあえず税理士の井ノ上陽一先生の「そのまま使える経理＆会計のためのExcel入門」を読み返しているところです。

 

【編集後記】
昨日はゴルフの打ち納めでした。
チーム対抗戦でゲットした商品は辛子明太子１kg。
痛風まっしぐらです。