最近の反省点は「時間の見積りが甘い」こと

自分の中でちょっとした節目ということもあり、最近の仕事の状況を振り返りつつ、反省してみました。

一番の反省点は時間の見積りの甘さ

ここ最近で一番の反省点は、時間に対する見積りの甘さです。

「やらなければいけないこと」と「やりたいこと」とで、達成度合いのバランスがイマイチ取れていません。

「やらなければいけないこと」はできていても、「やりたいこと」に十分な時間が取れていないように感じています。

 

限られた１日24時間という時間をどのように使うか。

その見積りを間違えてしまうと、「やりたいこと」に時間が回せなくなってしまいます。

 

毎日の時間管理について

現在、自分自身の毎日のスケジュールを管理するため、タスク管理ツールを活用しています。

「ひとり税理士の仕事術」などで有名な井ノ上さんが使用しているものを使わせてもらっていて、３ヶ月ほど経過しました。

このツール（Excel）では
・１日でやるべき仕事（タスク）
・タスクをこなすために必要な見積り時間
などを毎朝入力して、その日の計画をたてます。

そして、実際にそれを行った時間を入力することで、計画（見積り時間）と実績とを比較することができるというものです。

ちなみに、このタスク管理ツールはざっくり次のように使っています。
・毎朝その日のスケジュールを決める
・そのスケジュールに沿って１日の時間を使う
・途中で追加しない

そうすると、理論上、朝に作った計画が終わればその日の業務が終了することになります。

ところが、たとえば計画では20時に業務終了となっていても、実際には23時頃に終了ということも珍しくありません。

そんな毎日が続き、ふとその原因を考えると、計画そのものが甘いということが分かってきました。

そもそも必要な時間の見積りが甘かったということです。

 

依頼された仕事にかかる時間の見積り

会社で仕事をしていた頃、仕事の依頼を受けるとだいたいどれくらいの時間が必要かが想定できることが多かったと思います（業務に慣れていたということもあるでしょう）。

基本的には、最短でできるタイミングに多少の余裕をみて最終の仕上がりタイミングを検討していました。

多少の余裕をみているので、想定したタイミングではほぼ完成させることができます。

 

どうしても間に合わなくなってしまった場合には、「ゴメンナサイ」をするわけですが、

いかに「ゴメンナサイ」をしないようにするか。時間を正確に見積もるか。

ということも大切なスキルだと思っていました。

そしてそのこと自体は、自分で仕事をするようになってからも変わりません。

約束した「納期」がある以上、間に合わないことは避けるべきだからです。

 

自分のための仕事にかかる時間の見積り

一方で、自分のための仕事・やりたい仕事については、少し微妙です。

自分のための仕事・やりたい仕事とは
・自分の将来のために取り組んでおきたいこと
・今やっておいた方が良いこと
などで、やらなくても自分以外の誰かに迷惑がかかるわけではありません。

つまり「時間が足りなくて手が回らなかったとしても他人に迷惑をかけない」仕事です。

そして、この自分のための仕事だと見積り時間の設定そのものが甘く、想定した時間では終わらないということが起こってしまっていました。

 

最大の理由は余裕をみていないこと

見積りが甘い最大の理由は余裕をみていないことでした。

やらなければいけない仕事は相手があるので、納期は守らなければなりません。

そうすると、不測の事態に備えて（良いか悪いかは別として）、多少余裕をもったスケジュールをたてます。

ところが自分のための仕事の場合、余裕をもたずに、最短でできるスケジュールを目標（理想）のように考えて、計画を立ててしまっていました。

結果的には理想通りに進まないことも多く、思ったよりも時間がかかってしまうということに繋がっていたように感じています。

 

おわりに

・日々の業務が滞らないようにする。
・自分自身がやりたい業務とキッチリこなしてストレスを溜めないようにする。

そのためには、時間に対する見積りをきちんと（余裕をみて）したうえで、業務の計画を立てていかなければなりません。

相手がある仕事ではないとしても、「しっかりと計画を立てて」「計画通りにキッチリこなす」ことが大切だと改めて感じています。

 

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【編集後記】

いよいよ明日から６月です。
衣替えのタイミングでもありますが、自分にとってもちょっとした区切りです。

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら

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