日々、大量のメールをやり取りしている人は多いと思います。
メールが多すぎて疲れてきた、目を通しきれない、なんて感じることがあれば、本文の書き方を見直してメール件数自体を減らす工夫をしてみるとよいのではないでしょうか。
日々やり取りされる大量のメール
経営者でも経営者以外でも、日々、大量のメールをやり取りしているという人は多いのではないかと思います。
・休暇を取り、休暇明けに会社でメールを開いたら大量のメール・・・
・週末をはさんで週明けにメールを開いたら大量のメール・・・
・半日かかる会議から席に戻ってきてみたら大量のメール・・・
などなど。
またメールのなかには
・自分宛てに送られてくるもの
・他人宛てのもので自分には写し（CC）で送られてくるもの
があると思います。
メールを開封して内容をチェックするだけでかなりの時間が取られるなんてこともあるでしょう。
さらに、「自分宛てに送られてきたお客様からの大切なメール」が「写し：CC」で送られてきた大量のメール」に埋もれていて見落としてしまった、なんてことがあったら目も当てられませんね。。
メールがチャット化していないか？ピンポンのように打ち返すメールの善悪
「メールが多い」といっても
・メールの件数（新たなメール）そのものが多いケース
・返信、返信の返信、さらにその返信など、１件でのやり取りが多いケース
の２通りに分かれるのではないかと思います。
前者のメールの件数そのものが多い場合、それは業務量にもよりますので、ある程度はやむを得ないかもしれません。
経営者、マネージャーなど、ポジションが上になるほど関わる業務も多くなりますので。
それよりも見直したほうがよいと思うのが、後者の「１件でのやり取りが多いケース」です。
たとえば、「ＡはＢですか？」を知りたいというケースで、次のようなやり取りをメールで続けると大変です。。
自分：ＡはＢですか？
相手：はい、基本的にＡはＢですが、場合によってはＣになることがあります。
自分：Ｃになる可能性がある気もしていましたが、それはどんなときですか？
相手：〇〇のときにはＣになることがあります。
自分：ではＣ以外になることもありますか？
相手：いいえ、それはありません。
自分：分かりました、ありがとうございました。
相手：どういたしまして。また何かあればお問い合わせください。
自分：承知しました。よろしくお願いします。
これ、会話風だとこんな感じになって、チャットならよいでしょうが、メールでのやり取りだったら結構大変です。
冗談のようですが、仕事上、結構こんなやり取りってないでしょうか。
相手からのメールに対して、ピンポンのようにポンポン打ち返しているとこんな感じになりがちかもしれませんが、これだけでメール件数は９件です。
自分と相手はまだしも、もしもこれが「ＣＣ：写し」で入っているとしたらさらに大変です。
「結論メール」だけ教えて！！って言いたくなりますね。
内容を小出しにせず一発で終わらせることを目指す
メールというのは電話と違い、相手の時間を邪魔しませんし、自分の時間も邪魔されませんので、便利なツールです。
ただし、使い方が悪いとせっかくの便利さがイマイチ感じられなくなってしまう可能性があります。
１件のメールのやり取りや確認に時間を取られてしまう、というのがまさにそのケースかと。
これを防ぐには、
・条件反射的に
・ピンポン的に
・一問一答方式で
メールを処理するのではなく、できる限り少ない回数のやり取りで完結することを目指す意識が必要になると思います。
たとえば、前述の場合だと次のようにまとめることはできるでしょう。
自分：ＡはＢですか？Ｃになることがある気がしますが、Ｃやそれ以外のものになることがあるのかどうか、ある場合にはどんなときかを教えてください。
相手：基本的にＡはＢです。〇〇のときにはＣになることがありますが、Ｃ以外のものになることはありません。
自分：分かりました、ありがとうございました。
相手：どういたしまして。また何かあればお問い合わせください。
９件だった未読メールが４件になりました。
最後の締めメールに対するお返しメールに対するさらなる返信！？みたいな、いつ終わるの？というメールはやめてもいい思いますし。
メールのやり取りを減らすには
・話の展開を読んでいろいろな可能性を想定しておくこと
・確認したいことを、相手から１回で回答がもらえるよう工夫して質問すること
など、ちょっとした心がけで改善できることもあると思います。
とはいえ、長文ダラダラのメールは辛いので、完結にまとめることも必要になりますね。。
このようなメールのやり取りは、片方だけが工夫すれば済む話ではありません。
それでも、コントロールできる範囲（自分や社員、部下など）に意識を植え付けるだけでも、かなりマシになるのではないかと思っています。
【編集後記】
昨日は入会手続きのため、東京税理士会の事務局に行ってきました。
手続きにかなり待たされるのかな？と警戒していたのですが、テキパキとこなしていただき、あっという間に終了しました。
それぞれの担当の方も感じもよくて、びっくり。そういう方が集まってきているのか、教育されているのかは分かりませんが、素晴らしかったです。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
東京税理士会
東京税理士協同組合 直営売店
本格にごり緑茶 ぞっこん