いまやメールでのやり取りは欠かせないものになっていますが、当たり前に使っているツールだからこそ、その「質」にはこだわる必要があると考えています。
ちょっとイラっとするメール
こんな見出しを付けていますが、あらかじめ書いておくと、私は基本的にお客様などからのメールについては、どんな内容であってもイラっとすることはありません。
メールに慣れていない方からのメールも同様です。
まずは、「電話ではなくてメールでご連絡いただいてありがとうございます！」という気持ちが先にきますので。
ただ、お客様ではなく仕事上の繋がりがある人、メールにも慣れているであろう人からのメールで、「んっ？」と感じることがあると、ちょっとイラっとすることがあるかなという感じです。
先日もこんなことがありました。
とある仕事絡みの依頼をしていて、それに関するメールが届きました。
「〇〇の件、・・・・・です。」
つらつらと４〜５行の文章が書かれていましたが、いまいち本文の意味が分からないのです。
たしかに件名は依頼していた仕事がらみのものなので間違えてはいないようですが、なんのことを言ってるの？という感じで、メールだけでは意味が分かりません。
例えるなら、
・あるゴルフメーカーのカタログを送ってもらえるよう依頼していた
・その後、特定の商品だけが載った薄いパンフレットのみが送られてきた
・送られてきた資料に書かれているのはパンフレットに関する説明のみ
という感じです。
その送られてきたものが、
・カタログを依頼したことに対してパンフレットを送ってきたものなのか。
・たまたま新製品が出たからパンフレットを送ってきたものなのか。
・カタログがないからとりあえずパンフレットだけを送ってきただけなのか。
本文、件名からでは判断できないというような状況でした。
そもそものメールの趣旨がよく分からないという意味での「イラっ」というものでした。
件名や本文の内容は「伝わりやすい」ものになっているか？
今回の件、あとから確認したところ、メール本文には書かれていないいろいろな事情があることが分かりました。
ところが、メールではその事情に触れることなく、「見た目だけ」簡潔に本文を書いた結果、そもそもの趣旨が分からないメールになってしまったということでした。
ゴルフのカタログの例えであれば、
・該当するカタログの在庫が足りず
・取り急ぎ、薄いパンフレットだけを送った
・その後、手配でき次第、カタログを送ることにしている
・それらの事情に触れず、パンフレットだけを送りつけて補足説明なし
で済ませてしまったような感じです。
必要な情報が書かれていないため、読み手側としては
・読むのに時間がかかる
・内容を推測する
・しかし理解するには限界があり、改めて問い合わせる
・問い合わせの回答を受けてようやく理解できる
という完全なムダが生まれてしまうことになります。
使い方次第では非常に便利なメールですが、こんなムダなやり取りをしてしまっているようでは、「電話のほうが早いんじゃない？」なんてことになりかねません。
便利だからこそ、「本文」「件名」は内容がしっかりと伝わるように書く、という基本的なルールをきちんと守ることが必要になるのだと思います。
最後は相手の立場で考えているか次第！
このようなメールの書き方は、ビジネスマナーの問題ではあります。
ただし、もっと根本的な部分で、いかに相手のことを考えているか？という気遣いが表れてくるのではないかとも思います。
LINEであれば、会話をするかのように、短文でのやり取りを繰り返すこともアリでしょう。
一方、メールの場合、何度もやり取りするのはわずらしいですし、「一発で伝えたいことを伝える」というのが基本になるでしょう。
忙しい社長相手に一発では伝わらないメールを送ってしまうと、以後、「それなり」に見られてしまうことになるかもしれません。
手軽に便利に使えるメールですが、だからこそちょっとした気遣いを大切にして「相手の立場で考える」ことを常に意識しておく必要があると、今更ながら感じています。
【編集後記】
最近読んだ本の中で「早すぎてもダメ、遅すぎてもダメ、タイミングが大切」と書かれている文章を読んで、ホントにその通りだと感じています。
早ければ早いほどよいと考えて、先走ったり、空回りしたり、手戻りや２度手間が発生したり、というケースって意外と多い気がしています。
「早さ（速さ）」の感覚は個人ごとに異なるので難しいところではありますが！？
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
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