契約書などの会社にとって重要な書類は、リストを作ってしっかりと管理しておくことが大切です。
大切な書類はしっかりと管理を！
会社にとって重要な書類である契約書。
内容を確認しようと思った時に
あれ？どこに保管していたっけ？？
なんて、慌てて探した経験がある方も多いのではないでしょうか。
税務調査のときには、「契約書のリストがあれば見せてください」と要求されることもあると思います。
「リストはありません（作っていません）。」という回答は仕方ありません。
ないものはないので。
ただ、「本来あるはずの契約書自体が見当たらない」となると、話は別です。
「契約書がきちんと保管できていないなんて、大丈夫かいな？」と、当局側の印象は悪くなってしまいますね。
税務調査の場面でも、本来、まったく問題がない取引であるにも関わらず、契約書がないために説明が難しくなってしまう、説得力のある説明ができなくなってしまう、という可能性もあります。
契約書がないことが税務調査での不利益につながるかどうかは別としても、無駄な時間を費やさないようにするためにも、しっかりと管理しておくことが大切だと考えています。
ルールを定めてしっかりと運用する。
大切な書類が見当たらないという場合、そもそも書類保管のルールが決まっていないケースが多いのではないでしょうか。
・どの書類を保管するのか。
・誰が保管するのか。
・どこに保管するのか。
・いつまで保管するか。
などなど。
その結果として、例えば
・取引先との契約書を営業マンが自分のデスクで手持ちしている。
・ファイルしている資料は、個人ごとにばらつきがある。
・どこにどんな書類があるのか、網羅的に確認することができない。
・担当者が変わったら、前任者がどのように管理していたのか分からない。
といった状況に陥ってしまうのではないかと。
そのような状況を避けるためには、まずはルールを定める必要があります。
どんな書類を管理対象とするのか？
基本契約書、覚書、見積書、請求書、注文書、納品書、その他
誰が保管するのか？
経営者、管理部門（部全体／個人）、営業部門（部全体／個人）、その他
どこに保管するのか？
会社の共通スペース、各部門の書棚、各個人の引き出し、倉庫、その他
いつまで保管するのか？
永久、取引が継続している限り、法定の保管期間、その他
このあたりのことは事前に決めておいたほうが良いですね。
例えば、取引先との基本契約書であれば
・営業部門が
・営業部門の書棚に
・永久的に保管する。
と決めておくイメージです。
重要なものはリスト化して更新を!
会社にとって重要な書類（契約書など）については、リストを作成しておくことも有効です。
例えば、「契約書一覧」のようなものを作成しておくことで、会社が取引先などとと締結している契約を一元管理することができます。
規模が大きい会社なら、部門（営業部、経理部、〇〇事業部など）ごとの管理でも良いでしょう。
どの会社とどんな契約を結んでいるのか？
というのは、そもそもいつでも確認できるようにしておくべきものですので。
調査等で求められてもすぐに対応できますし、担当者が変わっても蓄積できますし、無駄な時間を省くこともできるでしょう。
ちなみに、リスト化する場合、どの程度の頻度で更新するかも決めておいた方が良いです。
最初は頑張って作ったけど、あとは更新もせずそのまま、なんてことになると使えないものになってしまうので。
その都度／毎週／毎月など、新たな書類が追加される頻度にもよりますが、こまめに更新を続けながら、きちんとした管理を継続していくということがポイントになりますね。
【編集後記】
明日は約１ヶ月ぶりにゴルフに行く予定です。
かなり久しぶりで、ほとんど練習もしていないので、あまり期待せず、ゆるくラウンドしてこようと思っています。
【昨日の１日１新】
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