作成日が書いていない書類は「作らない＆作らせない」

仕事で使う書類にはいろいろなものがありますが、記録として残すのであればきちんと作成日を書くべきだと考えています。

いまでもたまに見かける日付無しの書類

自分が作成する書類には日付を書く。

当たり前にやっている人にとっては、当たり前のことです。

ただ実際には、業務上、いろいろな書類を目にしますが、作成日が書かれていない書類を見かけることもあります。

記録に残すことを想定していない「メモ」なら仕方ないかもしれません（それでも書いておいたほうが良いとは思いますが）。

もしも保管しておく必要がある書類であれば、やはりきちんと日付を書いておくべきです。

「大切なのは形式ではなくて内容」などと言ってみたところで、日付無しの書類はが残念な印象を持たれることは間違いないのではないでしょうか。

自分が困る

自分が作成した書類に日付がないと、まずは自分が困ります。

・いつ作ったか分からない。
・資料を更新したとしても、どれが最新版か分からない。
というのでは、やはりもったいない気がします。

ちなみに、データなら保存した日時を調べることができますが、紙で保管していたらやはり分かりません。

相手が困る

また、自分だけでなく、受け取った相手も困ることになります。

基本的には「自分が困る」のと同様、次のような理由です。

・資料を受け取ったのがいつか分からない。
・それが最新版なのかどうか判断がつかない。

もしも自分が作った書類にうっかり日付を書き忘れてしまい、打ち合わせ中に相手が日付を書き入れるようなことがあれば、「こちらの負け」と考えたほうが良いかもしれません。

証拠の資料としても使えない

日付がない書類は、いろいろな証拠として使えなくなる可能性もあります。

例えば経理処理をする場合、どんな取引であっても日付を無視することはできません。

・いつ商品を出荷したか。
・いつ商品が入庫したか。
・いつサービスを行ったか。

これらの日付が分かる資料がなければ、いつの計上が正しいかが分かりません。

通常、システムから出される資料であれば日付が抜けていることは考えにくいですが、自分で作成する書類や報告書を伝票計上日の根拠とする場合などには注意が必要です。

もしも調査などで指摘された場合、正しい日付で処理をしているにもかかわらず、正しいことを理解してもらうのに余計な時間が取られてしまうかもしれません。

使えない書類は「作らない＆作らせない」

せっかく作った書類が「使えないもの」になってしまわないように注意したいところです。

自分が作成者の場合には、作成日の書いていない書類を作らないように気をつけることを意識しておけば、問題ないのではないかと思います。

また逆に、自分が書類を受け取る立場であるならば、

・日付無しの書類は受け取らないようにする。
・後輩や部下が作成したものであれば承認しない。

など、やり方を工夫することで、あとから追加の手間がかかるような事態は避けられるはずです。

そもそもあまり日付を意識したことがないという方（そんな人はいない？？）は、一度、自分の身の回りにある書類関係を確認してみても良いのではないでしょうか。
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【編集後記】

以前紹介したことがあるアプリ「マンガワン」では、現在、野球マンガの「キャプテン」全巻を期間限定で読むことができます。
小学生の頃に夢中になったマンガ、懐かしいです。

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら

（ローソン）蒸し鶏サラダ、サラダチキン（タンドリーチキン）
マンガワンでキャプテン