分かりやすい文書を作成するために最低限気をつけていること（ビジネス文書も職務経歴書も同じ）

業務上、履歴書や職務経歴書などを見る機会があります。
書き方や表現の仕方などに個性が現れていて、いろいろな気づきを得ることもできます。

相手にとって事前情報がないことの難しさ

転職活動などで職務経歴書を用意する場合、読んでもらう相手が自分のことを知らないということが前提になります。

そうなると、シンプル過ぎる内容では情報が不足していて
・自分を理解してもらうこと
・想像してもらうこと
が難しくなるでしょう。

一方で、いろいろな情報を詰め込みすぎてしまっても、読みにくい文章ではきちんと読んでもらえない可能性があります。

分かりやすい資料とそうでない資料との比較

分かりやすい資料に共通している点

当たり前ではありますが、やはり
・必要な情報がきっちり盛り込まれている。
・一貫性があり論理的である。
・読みやすい形式になっている（一文が短い、表形式、箇条書きなど）。
といったところでしょうか。

分かりにくい資料に共通している点

逆に、分かりにくい資料は
・一文、一段落が長い。
・ぱっと見で、どこに何が書いてあるか分からない。
というものが多いように感じます。

 

また、このことは職務経歴書に限らず、一般的なビジネス文書でも当てはまります。
社内での報告資料、レポート、メモ書きなど、日常のあらゆる場面で作成する資料が対象になるのではないでしょうか。

最低限気をつけていること

多くの社会人は「どのような文書を作れば良いか」を頭では理解していると思われます。

ところが実際に出来ているかどうかは別問題です。
「出来ていない人ほど問題に気づいていない」なんてことがあるかもしれません。

 

・この資料を作る目的は何か、対象はだれか。
・この資料で伝えるべきことは何か。

これらのことを意識しないままダラダラと作ってしまうと、中途半端で誰のためにもならない資料になってしまう可能性が高いので、注意するようにしています。

 

きちんと頭の中が整理出来ているかどうかは、文書を見るとだいたい分かるものです。

自分が作成した資料について、分かりにくいと指摘されたり、手直しを余儀なくされることが多い方は、作成前、作成中、作成後のタイミングで
・俯瞰しながら見直してみる。
・上司、チェッカーになったつもりで突っ込みどころを探してみる。
ことで、今までとは違ったことに気づくことが出来るようになるかもしれません。

 

 

 

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【編集後記】

週末に６km離れたところに自転車（ママチャリ）で初めて行ってみましたが、
所要時間はおよそ２０分くらいで、思った以上に快適でした。
花粉症対策とはいえ、ママチャリでマスクにサングラスという組み合わせ、
周りからどう見えるかは考えないことにして乗り切りました。

 

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら

Re.Ra.Ku
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セブンイレブンおにぎり（北海道産秋しゃけ、春の訪れ彩りご飯）