思わぬ電話のやり取りで時間をロスしてしまいました。
100%電話が悪いとは言いませんが、電話をかける側は相手の時間を奪っていることは意識すべきだと改めて感じました。
噛み合わない電話でのムダなやり取り
昨日、クラウド会計ソフトのＦ社から携帯に電話がかかってきました。
見慣れない番号だったこともあり、電話に出たところ、次のようなやり取りが始まりました。
ちなみに、私の（ ）は心の声です。。。
Ｆ：このたび、記帳代行に関する新しい機能が・・・・・。（しばらく話が続く）
私：（何の要件？新しい機能の説明をしたいのかな？）
Ｆ：詳しく説明したいので、近いうち、明日にでも時間をいただけませんか？
私：（前置きが長いけど、説明のためのアポ取りだったのね）それは直接会うということ？
Ｆ：いえ、PCの画面を見ながら電話で１時間ほどいただきたいのですが。
私：（それならそうと最初にそう言えば？）明日は10時から30分だけなら大丈夫ですが。
Ｆ：それなら30分程度で、と担当に伝えます。10時から10時30分で、何日がいいですか？
私：（えっ？「明日」というから可能な時間を伝えたんだけど）明日じゃないんですか？
Ｆ：明日の10時からですね、確認します。すみません、明日の10時からは対応できませんので、明日の他の時間ではいかがですか？◯時とか◯時とか。。。
私：（明日は10時から30分しか空いてないって言ったばかりじゃん？）来週以降しか無理。
Ｆ：来週であれば月曜日から金曜日まで、10時からの30分はいつでも大丈夫です。
私：（10時から30分の都合が良いのはあくまでも明日の話で、来週はまた別だけど。）
Ｆ：◯曜日とか◯曜日はいかがですか？
私：では、来週の金曜日の10時から30分で。
Ｆ：来週金曜日の10時からですね。すみません、その時間だけ対応していません。
私：あなたが月曜から金曜の10時ならOKと言ったんじゃないの！
・・・最後のセリフは心の声ではなくて言葉として発していました。
・無理やり都合を聞いてきて、
・噛み合わない会話を続け、
・OKという日程を指定したら、
・ダメでした。
という完全にムダな会話に10分近くを割いてしまいました。
それ以上、噛み合わない会話を続ける気になれず、また改めてにしてほしい旨を伝えると、「またメールします」とのことで、ようやく終わりました。
ちなみに、結局その後メールも来ないという状況が続いています！？
相手の時間を奪っていることを意識する
ふだん電話はあまり使いませんし、あえて自分からは電話をかけないようにしています。
相手の状況、いま会話ができる状況なのかが分からない、ということが大きな理由です。
こちらは用事があって電話をかけるわけですが、突然の電話がその瞬間、相手の時間を奪ってしまっているということは常に意識する必要があると考えています。
自分自身、じっくりと考えごとをしているときなどに、突然の電話で集中力が途切れてしまうことがあり、元の状態に戻るのに時間がかかることもあります。
少なくとも自分からは、そのような負の影響を与えたくないなという思いもあります。
なお、集中したいときは、携帯を目に入らない場所に置いておくことも多いです。
（定期的にチェックはしていますが。）
それでもあえて電話をする場合
相手の時間を奪わないためにも、基本的にメールによるコミュニケーションを中心にしたいと考えています。
自分が伝えたいことを、相手の都合が良いタイミングで確認してもらえれば良いと考えているからです。
それでもあえて電話をするのは
・急ぎの場合
・細かいニュアンスをしっかりと伝えたい場合
・メールを書くよりも電話の方がはるかに時間のロスが少ない場合
・電話なら１回で済むが、メールだと複数回のやり取りが発生する場合
など、限定的です。
報告や連絡事項などはメールが中心になりますし、相談ごとはメールよりも電話の方が適しているケースも多いのではないでしょうか。
例えば、税金に関する相談ごとに対応する場合、正確に回答しようとすればするほど、いろいろと確認しなければいけないこともあり、メールよりも電話のほうがロスが少ないです。
電話が100%ダメということではありませんが、どの手段が最適かを考えるという一手間をかけることは有効なのではないかと思います。
ちなみに、どう考えてもこちらから電話で連絡する必要がありそうな場合は、事前に「電話でもいいですか？」と確認したりもしています。
【編集後記】
昨日は所属する税理士会浦和支部の野球部の活動に初めて参加しました。
ナイターでの練習試合でしたが、たくさんのメンバーが参加されていて、野球好きの方が多いんだなぁと感じました。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
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