経理処理はできるだけシンプルな運用が良いと考えています。
その経理処理の入り口ともいえる勘定科目も、許される範囲内でシンプルなのが一番です。
そうすれば、「勘定科目の迷い」「間違いの修正」からも解放されるのではないでしょうか。
まぎらわしい勘定科目は最初から使わないという選択も
シンプルな経理処理や分かりやすい会計データのためには、使用する勘定科目もできるだけシンプルにしておくのが良いです。
手っ取り早いのは、
・使用する勘定科目を絞る。
・紛らわしい勘定科目は使用しない。
と決めてしまうことです。
「この経費の勘定科目は何にしたら良いか？」
会計ソフトに入力するときに、悩んだことがある人は多いでしょう。
経理部門への質問の中で、「どの勘定科目にすべきか？」という質問が占める割合は結構高いのではないでしょうか。
そんな場合でも、そもそも迷うような勘定科目がなければ、迷うこともありませんし、後から修正することも避けることができます。
使用しない勘定科目を検討してみる
試しに、現在使用している勘定科目の中で
・どちらを選べば良いか、迷うことが多い勘定科目。
・どちらの勘定科目であっても（たとえ間違えても）大きな問題はない。
というものがないかを探してみると良いのではないでしょうか。
例えば、弥生会計ではあらかじめ次のような科目が設定されています。
・消耗品費と事務用品費
・支払手数料と支払報酬料
・地代家賃と賃借料とリース料
もちろんそれぞれ本来の意味を考えれば別物です。
ただ、似たような使い方をすることもありますし、しっかりと分けて管理したいかどうか、経営者次第で意見が分かれるところかもしれません。
「前回はどちらの勘定科目を選んだっけ？」などと考えて、過去のデータを探すことに時間を取られるくらいなら、集約してしまうのもアリだと思います。
補助科目も同じ
補助科目とは、勘定科目を細分化するもので、会社の考え方次第で設定できるものです。
＊売掛金
A社
B社
など
＊交際費
飲食費
少額飲食費
飲食費以外の交際費
など
補助科目とは、売掛金の「A社やB社」、交際費の「飲食費、少額飲食費、飲食費以外の交際費」などです。
勘定科目の中身を分かりやすく把握するために設定します。
このような補助科目も有効に使用されていれば良いのですが、「誰がいつ作ったのか分からない補助科目」がそのまま放置されていることもあります。
使わないものは可能であれば削除してしまったほうが分かりやすいです。
使用しないまま残っていると
「間違えてその補助科目を使用してしまって、後から内容の再確認が必要」
など、余計な作業が増えてしまう可能性もあるからです。
分かりやすさがなくならない程度に削ってしまう
勘定科目であれ補助科目であれ、余計なものは使用しない（可能なら削除する）のが望ましいです。
ただ、あくまでも「分かりやすさをなくさない程度」というのが大切です。
例えば極端ですが、一般管理費の勘定科目を「経費」という勘定科目だけにしたらどうでしょうか。
迷うことはなくなりますが、やはり問題がありますね。
１つの基準としては、「分析したい・把握したいと思う科目単位」で分けておくというのが分かりやすいと思います。
分かりやすくするために科目を集約したのに、その内訳を把握するのに時間が取られるようでは本末転倒だからです。
やるのであれば、そのあたりもきちんと確認しながら、科目の見直しを検討してみることをオススメします。
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【編集後記】
昨日は、税理士ではない士業の方と打ち合わせをしました。
同じ士業であり、独立して一人でやっているという共通点もあって、いろいろな話が参考になりました。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
代々木八幡駅
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