会計ソフトに入力するための便利な機能と落とし穴

golf-zeirishi

7年 ago

cpastrick / Pixabay

会計ソフトを操作していると、ユーザーの負担を減らすような工夫がされています。
ただ、楽になるからこそ気をつけなければならない落とし穴もあります。

会計ソフトの便利な機能

世の中にはいろいろな会計ソフトがあります。

大手ベンダーが提供しているもの、家電量販店で販売されているもの、ＴＫＣなどなど。

慣れの問題もあり、使い勝手はソフトによってもいろいろですが、できる限りユーザーの負担を減らそうと工夫している（工夫しようとしている）という点は、共通しているのかなと感じています。

そして、その会計ソフトに仕訳を入力するときに多くの方が利用しているのが、
・仕訳をあらかじめ登録しておく機能
・仕訳をコピーする機能
ではないかと思います。

便利なものの一つがあらかじめ仕訳を登録しておくものです。

水道光熱費、通信料など、毎月決まって発生する費用については、仕訳のパターンも同じです。

このようなものはあらかじめ仕訳を登録しておいて、それを呼び出して金額を当月分に修正すればいいわけです。

・勘定科目は何だっけ？
・消費税の区分はどれ？
・未払金と未払費用はどっち？
などのちょっとした疑問（だけど気になる人は気になる）と、それを確認する時間からも解放されます。

また、仕訳をコピーして使うのもありです。

「たまにしか発生しない」からわざわざ登録するまでもないようなものは、過去の仕訳を検索してコピーして使えば、
・余計な確認作業
・過去の処理と整合しないというストレス
からも解放されるはずです！？

ただし、このような仕訳登録や仕訳コピーには、落とし穴もあります。

それは、最初の登録や元の仕訳が間違えていたら、その後も間違え続けてしまう可能性があるということです。

期末に仕訳をまとめて最終確認していたら、コピーしていた仕訳が丸ごと間違えていた、なんて経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。

せっかくの便利な機能のはずが、修正に時間を取られることになってしまってはもったいないですね。

仕訳の登録やコピーなど、便利な機能を使いながら、もったいない手戻りをなくすにはどうするか？改めて考えてみました。

が、やはり当たり前のことを当たり前にやるということしかないのかなと、感じています。
（このことが当たり前すぎて、なんだかな、という気がしないでもないですが！？）

当然ですがここを間違えてしまうとアウトです。

慎重にチェックし、必要に応じて専門家などにも確認してもらいましょう。

前回のコピーだからOKと考えるのは少し危険です。

前回の分が間違えているかもしれないからです。

毎回新たに起票したものと考えて、請求書などの書類と仕訳の内容など、一通りの確認はしておいたほうが良いです。

似ている処理でも登録した仕訳がそのまま使えるとは限りません。

仕訳の意味や内容をざっとでも把握しておくと、そのまま使えるのかどうか、分かるかもしれません。

本当は経理関連の知識拡充と書きたいところですが、そこまでは必要ない人もいると思いますので。

この書類がきたらこの処理、というふうに自動的に処理できれば、業務の負担は減ります。

また、最近一般化してきている、銀行口座の入出金情報やスキャンしたデータから仕訳などの会計データを作る機能は便利です。

ただし、いくら便利になったとはいえ、最後にチェックする業務までを省けるわけではありませんので、そのことだけは理解しておく必要があるのではないかと考えています

【編集後記】

週末は約半年ぶりの草野球でした。
久しぶりにやってみると、イメージと実際の動きとのギャップが年々大きくなっていることを痛感します。

【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら

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