普段使っている会計ソフトからどのようなデータを取ることができるのか。
あまり意識したことがなければ、まずは一度確認してみるとよいと思います。
どのようなデータが必要？
経営者であれば、自社のいろいろなデータを必要としていると思います。
経営、営業、財務会計、人関連、その他いろいろなデータがありますね。
・売上
・利益
・資金繰り
・財務状態
・お客様ごとの販売実績
・商品別の販売実績
・予算／実績対比
などはメジャーなところです。
さらに、それぞれの項目について前年との比較をしたいと思うこともあるでしょう。
「どのようなデータが必要か？」については、自社の状況やタイミングによって変わってくることもあるので、「こんな資料があったらいいかな？」とか「こんな資料を作ってみようかな？」と考えて試してみることも必要だとは思います。
ただし、
・行き当たりばったり
・作ってはすぐ止める
・しばらく作っても飽きてしまう
など、あっという間に止めてしまってはあまり意味がありません。
それなりに比較できるようになって初めて生きてくるデータというのもあるからです。
その意味でも、自社にとって、経営者にとって必要と考えるデータが何なのか？をまずはしっかり考えて明確にしておくということが大切です。
わざわざ作らないといけない？
では、このように経営者自身や会社にとって必要と思うデータをどのように準備・作成しているでしょうか。
・自分でいろいろなデータを加工する
・社内の管理系のスタッフに丸投げする
・税理士事務所などに依頼する
など、いろいろな方法が考えられますね。
どれが良いとか悪いとかの話ではありませんが、「自分で作る」「自社で作る」というのはやっぱり面倒だと感じることが多いのではないでしょうか。
誰がやるにしても「わざわざ」作るわけですから、その「わざわざ」が面倒くさいのではないかなと。
「わざわざ作らないといけない」＝＞「やっぱり面倒」＝＞「じゃあいいや」
となって、本当は欲しいと思う資料や作りたい資料を諦めてしまうのはもったいないですね。
まずは何ができるかを把握することから！
「こんな資料が欲しい」を諦める前に、
「会計ソフト」からどのようなデータを抽出することができるのか？
を確認してみるとよいです。
自社が使っている会計ソフトで、「どのような資料が作成できるか？」を把握していないケースが意外と多いような気がしています。
例えば、私がメインで使用している弥生会計ですが、メニューを見ると、次のような資料が作成できることになっています。
・決算書
・内訳書
・法人事業概況説明書
・キャッシュ・フロー計算書
・５期比較財務諸表
・損益分岐点分析
・比率分析
・ABC分析
・予算実績対比表
・資金繰り表
など。
もちろんこれら以外に、一般的な会計データとして補助科目（相手先別）の科目残高一覧など、当たり前のデータは取ることが可能です。
で、これらの資料というのは、自社なりにデータを集計して似たような資料を作成しているケースも結構あるのではないでしょうか（分析資料などは特に）。
もちろん自社で使いやすいようにカスタマイズした資料を作成するのは有効です。
ただ、それほどのこだわりもなく、なんとなく資料を作っているのであれば、まずは「勝手に作ってくれる」会計ソフトの資料を試してみてもよいかもしれません。
いろいろな初期設定は必要ですが、その後も継続して使えるのであれば、手間がかかるのは最初だけですので。
・こんな資料が作りたい
・自社の会計ソフトってどんな資料が出せるんだっけ？
などと思うことがあれば、まずは自社のソフトで「何ができるのか？」を把握することから始めてみるとよいのではないかと考えています。
【編集後記】
証明写真が必要になったので、過去にデジカメで撮った顔写真の背景を消してからプリンターの証明写真モードでプリントしてみました。
思った以上に使えるので驚きながら、「これ、証明写真いらなくなるよねぇ」なんて感じてしまいました。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
伊藤園 ほうじ茶
プリンターの証明写真モード