会計にはいろいろなルールがありますが、日々の経理処理もルールだらけかというと、決してそんなことはありません。
「自分にとって何が分かりやすいか？」を最優先で考えれば良いこともいろいろとあります。
会計ソフトで使用する勘定科目
分かりやすさを優先して良い１つめは、会計ソフトで使用する勘定科目です。
勘定科目とは、例えば次のようなものです。
資産：現金預金、売掛金、商品、建物など
負債：買掛金、借入金など
収益：売上、受取賃貸料など
費用：売上原価、給料、水道光熱費など
最近は取引の内容から勘定科目を選択できるソフトもありますが、それでも、どの勘定科目を選ぶかの選択は避けられません。
上に挙げたようなものはすぐにイメージが湧くので、それほど迷うことはないでしょう。
迷うパターンとしては、例えば次のようなものがあります（ほんの一例）。
・会議費と交際費
・消耗品費と事務用品費
・外注費と支払手数料
分かりにくいケースだと「どちらの勘定科目にすべきでしょうか？」と問い合わせを受けることがありますが、正直「どちらでも良いのでは？」と思うこともあります。
一番大切なのは自分が分かりやすい勘定科目を選ぶことだと考えているからです。
もっと言えば、分かりやすい名称の勘定科目を作ってしまっても良いかもしれません。
（決算書上、どう扱うかはまた別の問題です）
あとから業績を振り返ったとき、どの勘定科目を選んだかが分からなくなってしまうようでは、自分にとって分かりやすい経理処理とは言えません。
せっかく時間をかけるのですから、自分にとって分かりやすいことを最優先で考えても良いのではないでしょうか。
勘定科目で最低限注意すべきこと
自分にとっても分かりやすさを優先するとしても、注意すべきことがあります。
まずそもそもの大前提として、間違いはダメです。
例えば、固定資産にするものを費用にしてしまうと、利益などの業績が誤った数字になってしまうことになります。
「資産、負債、収益、費用」の項目をまたがって間違えることは避けなければいけませんので注意が必要です。
分かりやすさを優先できるのは、同じ区分の中で迷う場合（費用の中でどちらを選ぶか？等）だけです。
また、もう１つ注意すべきことは、分かりやすさだけを優先できないケースがあることです。
具体的には次のような場合は慎重に考えなければなりません。
・上場会社や業績を開示している会社
・・・使用できる勘定科目にはある程度制約があります。
・連結決算の対象会社などで、従うべき勘定科目基準がある程度定められている場合
・・・基準というルールがある以上、あまり好き勝手に科目を選ぶことはできません。
逆に言えばこれら以外の会社は、ある程度柔軟に対応できるということになります。
勘定科目をさらに細かく分類する補助科目
分かりやすさを優先して良い２つめは、補助科目の使用方法です。
通常使われているのは、売掛金や買掛金などの債権債務の相手先を管理するためです。
例えば売掛金の場合、売掛金の合計額だけでは相手先別の残高が分からないため、補助科目として相手先を登録しておいて管理するのが一般的です。
こんなイメージです。
勘定科目：売掛金 100
（補助科目）Ａ社：50 Ｂ社：30 Ｃ社：20
このような補助科目（Ａ社、Ｂ社、Ｃ社）を使用するかどうかは、会社の自由です。
相手先別で管理したい勘定科目は対象としたほうが良いでしょう。
（売掛金、未収金、保証金、買掛金、未払金あたりはあったほうが便利でしょうね）
しかし補助科目を使用しなかったとしても間違いというわけではありません。
別の方法でしっかりと管理しているのであれば、会計ソフト上で補助科目による管理は不要かもしれません。
また、前述のような資産・負債だけでなく、収益や費用の項目でも相手先別に集計しやすくするために、相手先別の補助科目を設定しても問題ありません。
あとから自分で内訳を集計したくなりそうな科目については、補助科目を作っておくという運用が比較的分かりやすいかもしれません。
（支払手数料を相手別に集計するために、支払手数料に補助科目を設ける、など）
最後に
会計データが自分にとって分かりにくいものであることは避けたいところです。
しかし「分かりやすさ＝柔軟性」ではあっても、「いい加減」とは違います。
とくに勘定科目の場合、そのときの気分次第で選ぶ勘定科目が違っていたら、結果として分かりやすい会計データを作ることはできません。
「分かりやすい」ルールを一旦定めたら、ある程度継続することを意識しながら取り組んでいくのが良いと考えています。
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【編集後記】
タスク管理ツールを使い始めて５日経ちます。やりたいことが多すぎて、無駄な時間をもっと削っていかなければ回っていかないということが分かってきました。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
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