「経理業務をいかに効率化するか？」が課題という会社は多いのではないかと思います。
ムダな業務を省くために、あえて「きれいに整理すること」をやめるのも１つの方法ではないかと考えています。
きれいに整理されているファイルは本当に必要？
会社で経理関係の資料を見せてもらうと、担当者の性格や仕事のやり方が表れていて興味深いです。
・必要な資料がすぐに出てくる人／なかなか出てこない人
・きれいにファイリングしている人／グチャグチャに保管している人
などなど。
普通に考えると、きれいに整理してあるほうが望ましいのですが、経理業務のムダを省くという観点からすると、必ずしもそれが良いとは限りません。
例えば、経費精算をするための領収書を保管する場合、台紙などにきれいに揃えて貼り付けているケースがあります。
その資料を見るときは気持ちよいのですが、そこまできれいに整理して保管する必要があるのでしょうか？
資料の使われ方を考えてみる
「資料をどの程度きれいに整理／保管するか？」は、どのような基準で判断すれば良いでしょうか。
資料にもよりますが、一番シンプルなのは
・その資料を確認する人の多さ
・その資料を確認する頻度
で判断することではないかと思います。
例えば、経費精算の領収書を貼り付けた資料の場合、後から確認することはほとんどないかもしれません（経営者、経理担当者とも計上するときに確認済みなので）。
せいぜい税理士や調査などで提示を求められるときくらいでしょうか。
このように、確認する人／頻度とも少ない資料については、手間をかけてきれいに整理していても、そのこと自体がムダな作業になっている可能性が高いです。
きれいに整理することをやめてみる
なんとなく過去からの流れで、今までと同じように資料を整理し続けている場合、「資料の整理にかかる手間」と「その効果」を検証してみると良いかもしれません。
もしかすると、きれいに整理するのは経理担当者の自己満足に過ぎず、会社にとってはあまりメリットがない作業になっている可能性もありますので。
領収書の保管でも、きれいに整理して貼り付けるのではなく
・とりあえず貼り付けて保管していればOKとする。
・貼り付けずに、袋に入れてまとめて保管しておけばOKとする。
など、手間をかけない方法を検討することで、誰の役にも立たない業務を減らすことが可能になります（そもそも紙ではなくデータで保管すべき、という議論は別の機会に）。
ちなみに、ムダにきれいに整理する必要はありませんが、資料がなくなってしまうような保管方法、ルールでは問題があります。
あくまでも、やり過ぎる必要はないということで。。。
メリットがたくさん
このようなムダな作業を減らしていくことは、いろいろなメリットがあります。
・業務を効率化することで、他の仕事に時間を割くことがことができるようになる。
・残業時間を減らすことができて、経理担当者の負担が減る。
・会社としても残業代を減らすことができる。
など。
経理担当者や経営者、会社の中には、
・今までやってきたからそのまま同じ方法を続けている。
・その方法でなければならないと思い込んでいる。
というケースも多いのではないかと思いますので、一度見直してみることをオススメします。
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【編集後記】
もっとPCを便利に使用するために、MacBook仕事術の本を購入してみました。
ゴルフがなくなってしまったこの週末、いろいろと試してみるのが楽しみです。
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