いろいろなＩＴツールを利用するとき、「何を使うか」よりも「どのように使うか」にこそ意識を向けるべきであると再認識しました。
きっかけは「ひとり税理士のＩＴ仕事術」
再認識するきっかけとなったのは、税理士の井ノ上陽一さんの新刊「ひとり税理士のＩＴ 仕事術」を読んだことです。
これはつい先日、書店に並び始めた新刊で、内容は
第１章：ＩＴに強くなるための８つの心構え
第２章：ＩＴツールの選び方
第３章：ＩＴ活用に欠かせないスキル
第４章：ＩＴによる効率化アイデア
となっています。
「ひとり税理士」とはなっていますが、税理士に限らず、ＩＴツールをうまく利用しながら効率良く仕事をこなしていこうという社会人にとって、非常に有益な情報が載っている書籍です。
詳細は読んでいただくとして！？、税理士以外でも関係があるものとして、次のようなものについて触れられていますので参考まで。
・パソコン
・パスワード管理
・セキュリティ
・無線LAN
・スマホ、タブレット
・Google Chrome
・Facebook、Twitter
・Dropbox
・Evernote
・Gmail
・ペーパーレス
・マインドマップ
・タッチタイピング
・ショートカットキー
・スケジュール管理
・Excel
「どのように使うか」には工夫の余地がたくさん
以前、井ノ上さんのコンサルティングを受けたことがあり、その際にいろいろなツールについて教えていただきました。
そのおかげで、書籍に書かれているＩＴツールについては、大部分のものを利用しています。
ただし、「うまく使えているか？」については、まだまだ足りない、あるいは徐々にルーズな運用になりつつある、ということに気づかされました。
「何を使うか」はなんとなくマスターしたものの、本当の意味で効率化に繋がる「どのように使うか」が甘かった（甘くなっていた）ということです。
業務を効率良くこなすためのＩＴ ツールですから、「何を使うか」以上に、「どのように使うか」が大切なのは言うまでもないことなのですが。。。
自分ひとりで、誰からもチェックを受けないからこそ、常に効率化を意識しながら「どのように使うか」を工夫していかなければいけませんね。
自己流の落とし穴
社会人になって、会社から専用のＰＣをあてがわれて、なんとなく操作方法を覚えながら業務をこなしているというケースも多いのではないかと思います。
体系的に教えられることが少ない（と思われる）ものについて、自己流のやり方には落とし穴があると考えています。
例えばExcelでも、とりあえずファイルを開いて、数字を打ち込んで資料を作成していればそれらしく見えます。
ただし、
・機能を有効に使えているか？
・無駄な作業をしていないか？
と聞かれて、自信を持って答えられる人はそれほど多くないのではないでしょうか。
また、パソコンのデスクトップでのファイル保管、フォルダ内でのファイル保管方法、ファイル名の付け方なども、自己流でやっているという方が多いのではないかと思います。
効率化を意識して工夫した「自己流」なら良いのですが、ただなんとなくの「自己流」だと時間を無駄に使ってしまっている可能性もあります（自戒を込めてですが）。
今まであまり意識してこなかったという方や、社内や部内の業務効率化を考えていきたいという方は、このような書籍などを利用して、一度体系的に学んでみるのも良いのではないでしょうか。
【編集後記】
またまた最近、積ん読がひどくなってきました。
買いペースが上がり（読みたい本が増え）、読むペースが落ち気味なので、当たり前なのですが。少しペース配分を見直さなければ。
【昨日の１日１新】
＊「１日１新」とは→詳細はこちら
近所の耳鼻科
弥生会計で初めて使用する機能